Koppeling met Exact Online

Zo werkt de koppeling met Exact Online.

Mijn Bestel App is een B2B-bestelportaal dat rechtstreeks op je Exact Online-administratie draait. Artikelen, prijzen, voorraad en klanten komen uit Exact, en elke bestelling gaat terug als verkooporder. Er is geen tweede systeem om bij te houden.

Eerste maand gratis Zo werkt het

Inloggen met je Exact Online-account

De koppeling gebruikt de officiële Exact Online API met OAuth, de inlogmethode die Exact zelf voorschrijft.

Geen wachtwoord bij ons

Je logt in op de inlogpagina van Exact Online. Mijn Bestel App krijgt alleen een toegangssleutel en ziet je wachtwoord nooit.

Jij kiest de administratie

Heb je meerdere administraties, dan kies je na het inloggen welke je koppelt. Het abonnement geldt per administratie.

Altijd in te trekken

De toegang loopt via je eigen Exact-gebruiker. Trek je die in Exact in, dan stopt de koppeling.

Welke gegevens uit Exact Online komen

Bij de eerste keer laadt Mijn Bestel App alles in, meestal binnen enkele minuten. Daarna worden alleen de wijzigingen opgehaald.

Artikelen met omschrijving, artikelcode, barcode, eenheid en foto
Artikelgroepen, assortimenten en hun eigenschappen, voor de filterknoppen en de klantgroepen
Verkoopprijzen, prijslijsten met perioden en staffels, en kortingen per klant
Voorraad per magazijn
Klanten, contactpersonen en afleveradressen
Verkooporders, ook de orders die niet via de app zijn geplaatst

Hoe actueel de gegevens zijn

Binnen een minuut

Wijzigingen in artikelen, voorraad, klanten, contactpersonen en verkooporders meldt Exact Online via webhooks. Mijn Bestel App haalt ze binnen ongeveer een minuut op.

Elke nacht

Prijslijsten, staffels en de overige gegevens worden elke nacht bijgewerkt. Daarvoor gebruikt de app de API-aanroepen die aan het eind van de dag over zijn.

Direct na een bestelling

Na elke bestelling haalt de app de orders van die klant meteen opnieuw op, zodat de klant zijn nieuwe order direct terugziet.

Wat je in Exact Online ziet

Elke bestelling wordt een gewone verkooporder in Exact Online. Je verwerkt hem zoals altijd: picken, leveren en factureren.

Op naam van de juiste klant
Met de artikelen en aantallen, de referentie, de gewenste leverdatum, het afleveradres en de opmerkingen van de klant
In het magazijn dat je hebt gekozen; de app kiest zo nodig een magazijn waar alle voorraadartikelen aan gekoppeld zijn, zodat Exact de order accepteert
Met de vaste artikelen die je bij elke order wilt, zoals verzendkosten
Zonder prijzen van de app: Exact Online berekent de prijzen zelf, met je eigen prijslijsten en kortingen

API-limieten van Exact Online

Exact Online staat per administratie 60 API-aanroepen per minuut en 5.000 per dag toe. Mijn Bestel App gebruikt de Sync API van Exact, die per aanroep tot 1.000 regels levert en alleen wijzigingen ophaalt. Zo blijft er ruim genoeg over voor je andere koppelingen.

Is de limiet per minuut bereikt, dan wacht de app tot Exact weer aanroepen toestaat en gaat daarna verder.

Wat je nodig hebt

Een Exact Online-administratie waarin je met verkooporders werkt, zoals Exact Online Handel of Productie
Een Exact Online-gebruiker met rechten op artikelen, relaties en verkooporders
Contactpersonen met een e-mailadres bij je klanten in Exact Online

Vragen over de koppeling

Veelgestelde vragen

Is Mijn Bestel App een officiële koppeling met Exact Online?

Ja. Mijn Bestel App gebruikt de officiële Exact Online API met OAuth en is gemaakt door Industrial IT, officieel Exact Online App Partner en maker van de Barcode Scan App voor Exact Online.

Moet ik artikelen of klanten dubbel invoeren?

Nee. Alles komt uit Exact Online. Wat je in Exact wijzigt, staat binnen ongeveer een minuut in de app; prijslijsten en staffels worden elke nacht bijgewerkt.

Stuurt Mijn Bestel App prijzen naar Exact Online?

Nee. De app toont de klant een prijsindicatie op basis van je prijslijsten en kortingen, maar de verkooporder gaat zonder prijzen naar Exact. Exact Online berekent de prijzen zelf.

Zie ik in de app ook orders die in Exact zijn ingevoerd?

Ja. De klant ziet al zijn verkooporders uit Exact Online, ook de orders die je binnendienst zelf heeft ingevoerd, en kan elke order opnieuw bestellen.

Werkt het met meerdere administraties?

Ja. Je kiest per login de administratie. Het abonnement geldt per Exact Online-administratie.

Wat gebeurt er als Exact Online even niet bereikbaar is?

De app probeert het opnieuw. In de browser krijgt de klant een melding en kan hij later bestellen; de Android-app bewaart de bestelling en verstuurt hem zodra het weer kan.